FIR digitale, conto alla rovescia per l'obbligo: cosa devono fare le organizzazioni

A cura della Redazione

Dal 16 settembre 2026 il formulario digitale diventa la modalità ordinaria per i soggetti iscritti al RENTRI: ecco le novità, gli obblighi e le attività necessarie per arrivare preparati alla scadenza

 

Cosa tratta?

La digitalizzazione della tracciabilità dei rifiuti sta entrando nella sua fase decisiva. Con l'avvio del RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) e l'introduzione del FIR digitale (xFIR), le organizzazioni sono chiamate a ripensare le modalità di gestione della documentazione relativa al trasporto dei rifiuti.

L'obiettivo del legislatore è quello di garantire una tracciabilità più efficace, trasparente e tempestiva lungo tutta la filiera del rifiuto, dalla produzione fino al recupero o allo smaltimento finale. Per molte organizzazioni non si tratta quindi di un semplice adempimento amministrativo, ma di un cambiamento che coinvolge procedure operative, strumenti informatici e competenze del personale.

Il Formulario di Identificazione del Rifiuto (FIR) accompagna:

  • rifiuti speciali pericolosi, indipendentemente dalla tipologia e del numero di dipendenti del produttore dei rifiuti;
  • rifiuti speciali non pericolosi derivanti da lavorazioni industriali o artigianali, se il produttore ha più di 10 dipendenti.

Per i rifiuti non pericolosi derivanti da attività diverse da quelle industriali e artigianali, come ad esempio attività commerciali, agricole, di servizio, di costruzione e demolizione o assimilabili agli urbani, il formulario continuerà invece a essere gestito in formato cartaceo, indipendentemente dalle dimensioni dell'impresa.

Con il nuovo sistema, il FIR non sarà più un documento cartaceo compilato e firmato a mano, ma un documento nativamente digitale gestito attraverso il RENTRI e sottoscritto mediante strumenti di firma elettronica qualificata.

È importante sottolineare che il FIR digitale non rappresenta una semplice versione elettronica del modello cartaceo. Si tratta di un documento nativo digitale che viene generato, aggiornato e sottoscritto lungo l'intero processo di movimentazione del rifiuto, con il coinvolgimento dei diversi soggetti della filiera secondo competenze e responsabilità specifiche.

Dal 16 settembre 2026, con la conclusione del periodo transitorio previsto dal D.L. n. 200/2025, convertito dalla Legge n. 26/2026, per i soggetti iscritti al RENTRI non sarà più possibile utilizzare alternativamente il formulario cartaceo. Il FIR digitale diventerà lo strumento ordinario per la gestione delle movimentazioni dei rifiuti soggette all'obbligo.

La scadenza assume particolare rilevanza anche sotto il profilo sanzionatorio. A decorrere dal 15 settembre 2026, infatti, troveranno applicazione le sanzioni previste dall'art. 258 del D.Lgs. 152/2006 in caso di mancata o incompleta trasmissione al RENTRI dei dati contenuti nei formulari.

Tra le innovazioni più rilevanti introdotte dal FIR digitale troviamo:

  • Gestione completamente digitale del documento: il formulario viene generato, compilato, vidimato, firmato e trasmesso in formato elettronico attraverso il portale RENTRI, l'applicazione dedicata o software gestionali interoperabili.
  • Responsabilità condivise e tracciate: ogni soggetto coinvolto nella movimentazione del rifiuto, dal produttore al trasportatore fino al destinatario e all'eventuale intermediario, opera all'interno di un sistema che registra le attività svolte e le relative responsabilità.
  • Firma digitale: le sottoscrizioni vengono effettuate mediante strumenti di firma digitale conformi alla normativa vigente, garantendo autenticità, integrità e validità legale del documento.
  • Disponibilità dei dati in tempo reale: le informazioni relative alla movimentazione dei rifiuti diventano immediatamente disponibili all'interno del sistema nazionale di tracciabilità, favorendo controlli più efficaci e una maggiore trasparenza.

La corretta gestione del FIR digitale non esaurisce tutti gli obblighi previsti dalla normativa. Occorre infatti distinguere tra la formazione e la gestione del formulario in formato digitale e la trasmissione dei dati al RENTRI.

Per i rifiuti pericolosi, i soggetti obbligati devono assicurare anche la tempestiva trasmissione al Registro dei dati contenuti nel formulario secondo le modalità e le scadenze previste dalla normativa. Proprio su questo adempimento si concentreranno, dal 15 settembre 2026, le principali conseguenze sanzionatorie in caso di omissioni o trasmissioni incomplete.

 

Cosa dice la legge?

  • D.M. 4 aprile 2023, n. 59: disciplina il RENTRI e introduce il FIR digitale con le tempistiche originarie.
  • D.L. n. 200/2025: art. 13 introduce un periodo transitorio per l’utilizzo del FIR digitale, finalizzato a consentire agli operatori di adeguare progressivamente procedure e sistemi aziendali.
  • Legge n. 26/2026: conversione con modificazioni del D.L. 31 dicembre 2025, n. 200.

 

Indicazioni operative

  • Generazione del FIR digitale: prima di effettuare un trasporto di rifiuti, il produttore oppure un altro soggetto della filiera (ad esempio il trasportatore – caso più frequente), genererà e compilerà con i dati previsti il FIR digitale. Il FIR digitale potrà essere generato, compilato e vidimato direttamente dal portale RENTRI, oppure da un software interoperabile, oppure dalla App “RENTRI FIR DIGITALE”.
  • Firma del Fir digitale: prima che il trasportatore inizi il trasporto, una volta preso in carico il rifiuto presso il produttore, sia il produttore che il trasportatore dovranno firmare digitalmente il FIR. Il FIR può essere firmato digitalmente in 2 modi:

o direttamente da Rentri, dopo aver scaricato dalla sezione “interoperabilità” il certificato di firma remota.

o   attraverso l’App FIR DIGITALE RENTRI (opzione consigliata), quindi con smartphone o tablet, dopo aver provveduto ad associare il dispositivo (o più dispositivi) a RENTRI. La firma digitale viene effettuata apponendo un PIN a 6 cifre rilasciato da RENTRI a seguito dell’associazione del dispositivo.

  • Restituzione della copia completa del FIR digitale: al momento della ricezione del rifiuto, il destinatario sottoscrive digitalmente il formulario e inserisce i dati relativi all'accettazione e al peso verificato a destino. Entro due giorni lavorativi dalla presa in carico, il destinatario rende disponibile tramite RENTRI la copia completa dell'xFIR. Successivamente produttore e trasportatore possono scaricare il documento, sia in formato PDF sia nel formato nativo xFIR. È particolarmente importante conservare il file xFIR, in quanto rappresenta il documento digitale ufficiale da utilizzare ai fini degli adempimenti previsti dalla normativa.
  • Trasmissione a Rentri del FIR digitale: per i FIR digitali relativi a rifiuti pericolosi, i soggetti obbligati devono trasmettere al RENTRI i dati del FIR secondo le rispettive tempistiche. Per quanto riguarda il produttore del rifiuto, la trasmissione deve essere effettuata entro 10 giorni dallo scarico del rifiuto. La stessa può essere effettuata direttamente da Rentri, oppure dall’App oppure utilizzando i sistemi di interoperabilità (gestionale).
  • Invio a conservazione sostitutiva del FIR digitale: il file xFIR deve essere conservato a norma nel rispetto della disciplina applicabile ai documenti informatici, avvalendosi di un sistema di conservazione conforme. La conservazione dovrebbe essere effettuata almeno annualmente e comunque entro i termini previsti dalla normativa fiscale.
  • Organizzare il conducente per i controlli: particolare attenzione dovrà essere dedicata anche ai conducenti dei mezzi adibiti al trasporto dei rifiuti. Durante la movimentazione dovranno infatti essere nelle condizioni di accedere al FIR digitale ed esibirlo agli organi di controllo. Le aziende dovranno quindi verificare la disponibilità di dispositivi, credenziali e procedure adeguate per garantire la corretta gestione del documento durante il trasporto.
  • Gestione delle emergenze informatiche: le procedure aziendali dovrebbero prevedere specifiche modalità operative per gestire eventuali indisponibilità del portale RENTRI, problemi di connessione internet, malfunzionamenti dei dispositivi o difficoltà di autenticazione, così da garantire la continuità operativa e il rispetto degli adempimenti previsti.

 

Conclusione

La scadenza del 16 settembre 2026 non rappresenta soltanto l'abbandono definitivo del formulario cartaceo per i soggetti iscritti al RENTRI. Essa segna il passaggio dalla fase sperimentale alla piena operatività del nuovo sistema di tracciabilità dei rifiuti. Per questo motivo le imprese dovrebbero utilizzare i prossimi mesi per testare procedure, dispositivi, applicativi e flussi documentali, verificando che tutti i soggetti coinvolti nella filiera siano pronti a operare in modalità completamente digitale. Non sarà infatti sufficiente essere iscritti al RENTRI: sarà necessario dimostrare che l'intero processo di gestione del rifiuto sia concretamente in grado di funzionare secondo le nuove regole.

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