Ok alla digitalizzazione dei documenti di lavoro, ma solo con le giuste garanzie

A cura della Redazione

Il Ministero del lavoro, con la risposta all’interpello n. 2 del 30 settembre 2026, ha fornito chiarimenti sulla possibilità di assolvere in modalità digitale agli obblighi di consegna e acquisizione della documentazione in fase di assunzione di nuovi lavoratori dipendenti.

L’interpello si occupa di due tipologie di documenti, quelli che non devono essere compilati dal dipendente e quelli che, invece, contengono sue dichiarazioni o manifestazioni di volontà.

Documenti che non richiedono attività compilativa

Il Ministero conferma la linea già fornita in passato con le risposte agli interpelli n. 1/2008 e n. 13/2012 con cui, rispettivamente, aveva dato il via libera all’assolvimento dell’obbligo di consegna del cedolino sia mediante posta elettronica certificata sia mediante mail ordinaria o collocazione del documento in apposita area riservata.

Più precisamente, con la nuova risposta viene ribadito che i documenti che non richiedono attività compilativo o dichiarativa da parte del neoassunto possono essere messi a disposizione in un'area riservata della piattaforma aziendale accessibile esclusivamente al lavoratore interessato, purché siano garantiti:

a) l'identificazione dell'utente e la sicurezza del processo di accesso;

b) l'accessibilità e la disponibilità della documentazione da parte del lavoratore, intese come possibilità di visionare, conservare e riprodurre i documenti;

c) l'integrità dei documenti;

d) la tracciabilità della data di messa a disposizione e, ove richiesta, della presa visione da parte del lavoratore.

La messa a disposizione può riguardare contestualmente più documenti, anche con un'unica conferma di presa visione riepilogativa, purché il sistema registri distintamente, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e la relativa presa visione, ove richiesta.

In alternativa, i documenti possono essere validamente trasmessi via PEC o con altri strumenti telematici che consentano la prova dell'avvenuta consegna.

L'eventuale indisponibilità temporanea della piattaforma non esonera dal rispetto dei termini previsti per i singoli adempimenti; il datore di lavoro deve pertanto assicurare modalità alternative di consegna, conservandone evidenza.

Documenti con dichiarazioni di scienza o volontà del lavoratore

Per questi documenti, tra cui possono essere annoverati, ad esempio, il modulo per le detrazioni, quello di scelta della destinazione del TFR o la dichiarazione per l’applicazione del limite di esenzione più elevato dei fringe benefit, occorre distinguere il momento dell'identificazione elettronica del lavoratore da quello della formazione e sottoscrizione del documento informatico.

Per l’identificazione elettronica, l’interpello conferma che è possibile che venga effettata mediante SPID o CIE. Infatti, è consentito l'utilizzo da parte dei soggetti privati di SPID e della Carta d'Identità Elettronica ai fini dell'identificazione degli utenti dei propri servizi in rete. L'impiego di tali strumenti, pertanto, può anche essere integrato nella piattaforma digitale utilizzata per la gestione del rapporto di lavoro

Si deve però considerare che l'identificazione effettuata mediante SPID o CIE non può essere considerata, di per sé, equivalente all'apposizione di una firma elettronica.

Ne consegue che per i documenti che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore è necessaria la sottoscrizione con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata (FEA), ovvero la formazione del documento con il processo di cui all'articolo 20, comma 1-bis, del CAD, non essendo sufficiente la sola identificazione mediante SPID o CIE. Si devono, infatti, formare documenti informatici in possesso di tutti i requisiti necessari a far sì che ne sia garantita l’efficacia probatoria ai sensi dell’art. 2702 del codice civile.

Restano fermi gli eventuali requisiti di forma e i termini prescritti dalla disciplina propria di ciascun documento, la cui verifica compete al datore di lavoro, nel rispetto del CAD, del Regolamento eIDAS e delle pertinenti Linee guida AgID.

Per quanto riguarda la Carta Nazionale dei Servizi (CNS), non può essere utilizzata come modalità equivalente allo SPID e alla CIE, in assenza di una specifica disposizione normativa. 

Conservazione dei documenti

Il Ministero ricorda, inoltre, che per tutte le tipologie di documenti, il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare, anche in occasione di eventuali accertamenti ispettivi, l'effettivo assolvimento degli adempimenti e la corretta formazione dei documenti, mediante la conservazione delle evidenze informatiche idonee a comprovare l'avvenuta messa a disposizione della documentazione e, nei casi in cui sia richiesta una dichiarazione del lavoratore, la riconducibilità della stessa al soggetto dichiarante con le modalità sopra richiamate.

Riproduzione riservata ©