Imballaggi e PPWR, la conformità passa dai controlli HSE: la checklist operativa per governare imballaggi, processi e fornitori

A cura della Redazione

L’applicazione del Regolamento (UE) 2025/40 impone alle aziende di verificare non soltanto la sostenibilità degli imballaggi, ma anche la solidità delle evidenze documentali e gli effetti delle nuove soluzioni di packaging sulla salute e sicurezza dei lavoratori. Dalla composizione dei materiali alla dichiarazione UE di conformità, dalla gestione delle scorte contenenti PFAS ai processi di riutilizzo, ogni controllo deve essere inserito in un sistema tracciabile, misurabile e condiviso tra HSE, Qualità, Acquisti, Produzione e Logistica.

COSA TRATTA :

Con l’applicazione del PPWR dal 12 agosto 2026, il controllo degli imballaggi entra stabilmente nei processi aziendali di conformità. Non è più sufficiente ricevere una scheda tecnica dal fornitore o affidarsi a una dichiarazione generica sulla riciclabilità del materiale. L’impresa deve poter identificare il ruolo assunto nella filiera, ricostruire la composizione dell’imballaggio, verificare le sostanze soggette a restrizione, conservare le evidenze tecniche e valutare gli effetti che ogni cambiamento può produrre sulle linee di confezionamento, sulla movimentazione, sullo stoccaggio e sulla gestione dei rifiuti. Il regolamento riguarda infatti l’intero ciclo di vita del packaging e introduce prescrizioni su sostanze, riciclabilità, contenuto riciclato, compostabilità, minimizzazione, riutilizzo ed etichettatura.

Per RSPP e HSE Manager si apre quindi un campo di intervento trasversale. Il controllo non riguarda soltanto la regolarità ambientale del prodotto, ma anche la capacità dell’organizzazione di dimostrare che l’imballaggio utilizzato corrisponde alla documentazione disponibile e non introduce rischi nuovi o sottovalutati. Una variazione del materiale può modificare temperature di saldatura, emissioni, rischio incendio, frequenza degli inceppamenti, stabilità dei carichi o modalità di movimentazione. Quando tali cambiamenti incidono in modo significativo sulla salute e sicurezza, il D.Lgs. 81/2008 richiede la rielaborazione della valutazione dei rischi e l’aggiornamento delle misure di prevenzione.

La verifica deve quindi cominciare prima dell’acquisto e proseguire durante l’impiego, coinvolgendo Acquisti, Qualità, Produzione, Manutenzione, Logistica, Ambiente e area legale. L’obiettivo non è aggiungere un nuovo livello burocratico, ma impedire che un imballaggio venga acquistato, introdotto in produzione o commercializzato senza averne accertato la conformità documentale, ambientale e operativa.

CONTROLLI HSE DA EFFETTUARE

I controlli HSE sul PPWR devono coprire due piani distinti ma collegati: la conformità ambientale e documentale dell’imballaggio e gli effetti che nuovi materiali, processi di riutilizzo o modifiche alle linee possono produrre sulla salute e sicurezza dei lavoratori. Il regolamento coinvolge infatti l’intero ciclo di vita degli imballaggi, dalla progettazione alla gestione come rifiuto.

1. Censimento completo degli imballaggi

Il primo controllo consiste nel verificare che l’azienda disponga di un inventario aggiornato di tutti gli imballaggi:

  • per la vendita;
  • multipli o raggruppati;
  • per il trasporto;
  • destinati all’e-commerce;
  • di servizio;
  • monouso e riutilizzabili;
  • acquistati vuoti oppure importati insieme ai prodotti.

Per ogni referenza devono essere registrati materiale principale, componenti separati e integrati, peso, formato, destinazione d’uso, fornitore, stabilimento utilizzatore e Paesi nei quali il prodotto viene commercializzato.

Evidenza da controllare: anagrafica centralizzata collegata ai codici articolo e aggiornata a ogni modifica.

 

2. Identificazione dei ruoli e delle responsabilità

Per ogni famiglia di imballaggi occorre stabilire se l’impresa agisce come:

  • fabbricante;
  • importatore;
  • distributore;
  • produttore ai fini EPR;
  • utilizzatore professionale;
  • fornitore di servizi logistici.

Il ruolo attribuito determina gli obblighi applicabili. La funzione HSE dovrebbe verificare che le responsabilità siano formalizzate e non affidate a interpretazioni informali tra acquisti, qualità, legale e ambiente.

Evidenza da controllare: matrice dei ruoli firmata dalle funzioni responsabili, con indicazione del soggetto che conserva il fascicolo tecnico e sottoscrive la dichiarazione UE.

 

3. Controllo delle sostanze contenute negli imballaggi

Per tutti gli imballaggi occorre verificare il rispetto del limite complessivo di 100 mg/kg per piombo, cadmio, mercurio e cromo esavalente. Per quelli destinati al contatto con alimenti devono essere controllate anche le limitazioni relative ai PFAS. Le verifiche devono considerare l’intera unità, compresi rivestimenti, chiusure, inchiostri, colle e vernici. Il PPWR richiede che gli imballaggi siano progettati riducendo al minimo la presenza di sostanze nocive per la salute e l’ambiente.

Evidenze da controllare:

  • dichiarazioni analitiche specifiche;
  • rapporti di prova;
  • identificazione del laboratorio e del metodo utilizzato;
  • corrispondenza tra campione analizzato e materiale acquistato;
  • gestione delle variazioni di composizione;
  • dichiarazioni relative ai componenti secondari.

È opportuno applicare un controllo più approfondito agli imballaggi alimentari, ai materiali riciclati, agli articoli importati e alle forniture prive di una filiera pienamente tracciabile.

 

4. Verifica della dichiarazione UE di conformità

La funzione HSE, insieme a qualità e area legale, deve verificare che la dichiarazione:

  • identifichi univocamente l’imballaggio;
  • indichi il fabbricante responsabile;
  • corrisponda alla versione effettivamente utilizzata;
  • riporti i riferimenti normativi e tecnici applicabili;
  • sia sostenuta da documentazione tecnica;
  • sia firmata da un soggetto autorizzato;
  • venga aggiornata quando cambiano materiali, disegno o componenti.

Il PPWR contempla prescrizioni su sostanze, riciclabilità, contenuto riciclato, compostabilità, minimizzazione, riutilizzo ed etichettatura, con decorrenze differenziate. Non è quindi sufficiente utilizzare un unico modello generico per tutte le referenze. /

Indicatore suggerito: percentuale di imballaggi attivi dotati di dichiarazione completa e coerente con il fascicolo tecnico. Obiettivo: 100%.

 

5. Verifica del fascicolo tecnico

Per ogni tipologia di imballaggio deve essere disponibile un fascicolo che consenta di ricostruire:

  • composizione e struttura;
  • uso previsto;
  • progetto e processo di fabbricazione;
  • componenti integrati e separabili;
  • prescrizioni applicabili;
  • norme e specifiche tecniche utilizzate;
  • valutazioni effettuate;
  • risultati delle prove;
  • motivazione delle eventuali esenzioni;
  • revisioni e modifiche intervenute.

La documentazione deve essere conservata per cinque anni per gli imballaggi monouso e dieci anni per quelli riutilizzabili.

Controllo pratico: selezionare periodicamente un campione di referenze e verificare se l’intero fascicolo possa essere recuperato entro un tempo prestabilito, per esempio quattro ore.

 

6. Controllo delle scorte contenenti PFAS

La gestione dei lotti precedenti al 12 agosto 2026 richiede attenzione specifica. Non è sufficiente registrare la data di produzione o di consegna: occorre ricostruire il momento dell’immissione sul mercato. Il controllo HSE deve accertare:

  • quali imballaggi alimentari possono contenere PFAS;
  • quali lotti erano già stati immessi sul mercato prima della data di applicazione;
  • quali erano soltanto prodotti o presenti in magazzino;
  • se esistono evidenze documentali a sostegno della classificazione;
  • se i lotti non conformi sono separati e bloccati.

Evidenza da controllare: registro digitale dei lotti con stato “conforme”, “da verificare”, “bloccato” o “già immesso sul mercato”.

 

7. Controllo della compostabilità

Per gli imballaggi dichiarati biodegradabili o compostabili devono essere verificate:

  • certificazione rilasciata da un organismo accreditato;
  • conformità alla UNI EN 13432 o a uno standard europeo equivalente;
  • corrispondenza tra certificato e prodotto acquistato;
  • campo di validità della certificazione;
  • presenza di inchiostri, etichette e adesivi compatibili;
  • corretta destinazione alla raccolta e agli impianti di trattamento.

Essere biodegradabile non significa automaticamente essere compostabile. Inoltre, il PPWR prevede che gli imballaggi compostabili soddisfino gli standard di compostaggio industriale e consente discipline nazionali per formati specifici in presenza di infrastrutture adeguate.

 

8. Controllo degli effetti sulla sicurezza dei lavoratori

Ogni modifica del materiale o del formato deve essere sottoposta a una valutazione HSE prima dell’introduzione. Devono essere analizzati:

  • variazioni nelle temperature di saldatura;
  • emissioni, vapori o prodotti di degradazione;
  • formazione di polveri;
  • comportamento al fuoco;
  • resistenza al taglio e alla perforazione;
  • inceppamenti e interventi manuali sulle linee;
  • stabilità durante pallettizzazione e accatastamento;
  • peso e presa delle confezioni;
  • rischi nelle operazioni di apertura;
  • necessità di nuove sostanze per pulizia, incollaggio o stampa.

Se la modifica è significativa per la salute e sicurezza, la valutazione dei rischi deve essere immediatamente rielaborata e le misure preventive aggiornate. L’articolo 29 del D.Lgs. 81/2008 prevede la revisione in caso di cambiamenti rilevanti del processo o dell’organizzazione e in relazione all’evoluzione della tecnica, della prevenzione o della protezione.

 

9. Controllo delle linee di confezionamento

Prima di utilizzare nuovi imballaggi, HSE, produzione e manutenzione dovrebbero effettuare una prova controllata verificando:

  • compatibilità con ripari e sensori;
  • necessità di regolazioni manuali;
  • aumento degli inceppamenti;
  • accessi frequenti alle zone pericolose;
  • sicurezza durante cambio formato;
  • funzionamento degli arresti;
  • stabilità del prodotto confezionato;
  • formazione specifica degli operatori.

Indicatore suggerito: numero di inceppamenti, interventi manuali e quasi infortuni per 10.000 unità confezionate, confrontato prima e dopo il cambiamento.

 

10. Controllo degli imballaggi riutilizzabili

Per i sistemi di riutilizzo devono essere valutati:

  • numero e tracciabilità delle rotazioni;
  • integrità prima del nuovo impiego;
  • criteri per scartare gli imballaggi danneggiati;
  • modalità di svuotamento;
  • lavaggio e sanificazione;
  • esposizione ad agenti chimici e biologici;
  • movimentazione manuale;
  • rischio di contaminazione crociata;
  • stoccaggio degli imballaggi puliti e sporchi;
  • compatibilità con il prodotto contenuto.

Il PPWR considera riutilizzabile un imballaggio progettato per più rotazioni, capace di essere svuotato, ricondizionato e nuovamente riempito nel rispetto delle condizioni di sicurezza e igiene.

 

11. Controllo della gestione dei rifiuti

L’HSE Manager deve verificare che il cambiamento dei materiali sia stato recepito nella gestione interna dei rifiuti:

  • corretta caratterizzazione;
  • contenitori adeguati;
  • raccolta separata;
  • assenza di miscelazioni incompatibili;
  • segnaletica coerente;
  • formazione degli addetti;
  • controllo del deposito temporaneo;
  • verifica delle autorizzazioni dei trasportatori e destinatari;
  • tracciabilità dei quantitativi;
  • coerenza tra etichettatura e conferimento effettivo.

Particolare attenzione va riservata agli imballaggi multistrato, compositi e compostabili, che possono essere conferiti erroneamente sulla base del solo aspetto esteriore.

 

12. Controllo di fornitori e appaltatori

Gli audit sui fornitori dovrebbero verificare:

  • origine delle materie prime;
  • controllo dei subfornitori;
  • tracciabilità dei lotti;
  • gestione delle modifiche;
  • prove su PFAS e metalli pesanti;
  • certificazioni di compostabilità;
  • gestione delle non conformità;
  • disponibilità della documentazione tecnica;
  • tempestività delle comunicazioni;
  • corrispondenza tra materiali dichiarati e materiali consegnati.

Nei contratti deve essere previsto l’obbligo di notificare preventivamente qualunque modifica alla composizione, al processo produttivo o al sito di fabbricazione.

 

13. Controllo EPR e vendite transfrontaliere

HSE e ambiente devono verificare, con amministrazione e area legale:

  • Paesi nei quali i prodotti imballati sono messi a disposizione;
  • soggetto qualificabile come produttore EPR;
  • registrazioni nazionali;
  • rappresentante autorizzato, se necessario;
  • dichiarazioni periodiche;
  • quantità dichiarate per materiale;
  • pagamenti e contributi;
  • coerenza tra dati logistici, fatturazione e rendicontazione ambientale.

 

14. Controllo di etichette e dichiarazioni ambientali

Ogni informazione su riciclabilità, compostabilità, contenuto riciclato, riutilizzabilità o origine biologica deve essere verificata prima della pubblicazione.

Il controllo deve comprendere imballaggio fisico, schede commerciali, sito Internet, e-commerce, cataloghi e QR code. Il PPWR introduce un quadro armonizzato di etichettatura e vieta indicazioni capaci di confondere gli utilizzatori sulle caratteristiche ambientali e sulla corretta gestione del rifiuto.

 

FREQUENZA MINIMA CONSIGLIATA

  • A ogni nuova referenza: ruoli, composizione, sicurezza del processo, fascicolo e dichiarazione.
  • A ogni modifica: rivalutazione tecnica e HSE prima dell’utilizzo.
  • Mensilmente: scadenze documentali, lotti bloccati e non conformità.
  • Trimestralmente: KPI, registrazioni EPR, avanzamento delle azioni e fornitori critici.
  • Annualmente: audit completo PPWR e riesame della direzione.
  • Immediatamente: dopo risultati analitici non conformi, reclami, incidenti, near miss o modifiche normative.

 

IL CONTROLLO PIÙ IMPORTANTE

La domanda decisiva non è: “Abbiamo ricevuto un documento dal fornitore?”, ma possiamo dimostrare che : 

1   1) il documento riguarda esattamente l’imballaggio utilizzato,

2   2) i dati sono attendibili

3   3) il materiale può essere impiegato senza introdurre nuovi rischi per lavoratori e ambiente

Se manca anche una sola di queste tre condizioni, l’imballaggio dovrebbe restare sospeso fino al completamento della verifica.

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